I. Sinn und Zweck des Unternehmensregisters

Zweck des einheitlichen Unternehmensregisters ist es, den Abbau von Bürokratie und die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen voranzutreiben und in diesem Zusammenhang ein zentrales Register beim Statistischen Bundesamt als zuständige Registerbehörde zu schaffen, das den rund 120 bestehenden Registern in Deutschland übergeordnet ist und die Unternehmensdaten zentral verwaltet. Das Register soll auch dabei helfen, Kosten im Rahmen der Registerverwaltung sowie bei den eintragungspflichtigen Unternehmen einzusparen. Vorläufige Schätzungen beziffern für das Gesamtvorhaben das jährliche Bürokratie-Entlastungspotential für Unternehmen insgesamt auf einen dreistelligen Millionenbetrag.
Das Register wird alle Stammdaten wie Firma (Name), Sitz, Geschäftsanschrift, Rechtsform und Wirtschaftszweig erfassen. Zudem schafft das UBRegG die Voraussetzungen für die Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer. Diese soll eine register- und verwaltungsübergreifende Identifikation eines Unternehmens ermöglichen. Damit soll für die Registrierungspflichtigen die Möglichkeit geschaffen werden, ihre vielfältigen Daten nur noch einmal melden zu müssen („Once-Only“-Prinzip), sodass die verschiedenen Behörden, mittels einer Verknüpfung auf die übermittelten Daten, der einzelnen Unternehmen anhand der bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer zugreifen können.

II. Hintergrund

Derzeit gibt es laut Bundeswirtschaftsministerium in Deutschland rund 120 einzelne Register mit Unternehmensbezug, die weitgehend unabhängig voneinander handeln und sich üblicherweise nicht austauschen. Bisher haben die verschiedenen Register häufig eigene Registernummern vergeben, sodass die Identifikation der Unternehmen über die verschiedenen Register hinweg problematisch war. Dies sorgte für Fehleranfälligkeit und machte es zeitaufwändig, Daten zu aktualisieren oder auszutauschen. Zudem sorgt dies für großen Melde- und Aktualisierungsaufwand in den Betrieben. Zur Schaffung größerer Übersichtlichkeit über die Unternehmen soll die Wirtschaftsidentifikationsnummer sorgen. Sie dient dazu, wirtschaftlich tätige natürliche und juristische Personen sowie Personenvereinigungen eindeutig zu identifizieren und die gewonnenen Informationen im Unternehmensregister zentral zu speichern.

III. Wesentliche Regelungsinhalte

1. Schaffung eines Unternehmensregisters als Basisregister

Zunächst wird das Unternehmensregister geschaffen. Dies soll als Basisregister alle „wirtschaftlich aktiven Einheiten“ in Deutschland erfassen und zentralisieren. Hiervon sind juristische Personen, Personenvereinigungen, aber auch natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind und sofern diese mindestens in einem Verwaltungsregister aufgeführt sind.
Dem Basisregister sind Stammdaten, Identifikationsnummern und Metadaten zu übermitteln und durch die Vergabe einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer sollen in Zukunft Mehrfachmeldungen identischer Stammdaten an einzelne Register überflüssig werden.

2. Bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer

Um die eindeutige Identifikation von Unternehmen in Deutschland zu erleichtern, soll jedem Unternehmen mit Aufnahme in das Unternehmensregister eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (im Folgenden die „Wirtschaftsnummer“) nach § 139c der Abgabenordnung zugeordnet werden. Das UBRegG sieht gleichzeitig vor, dass jedes Register seine bisherigen Nummern weiterführt- Die Wirtschaftsnummer wird mithin zusätzlich vergeben.
Durch die Einführung der Wirtschaftsnummer soll, vor allem für Unternehmen, eine wesentliche Entlastung von Bürokratiepflichten geschaffen werden. Dies insbesondere durch eine Reduzierung von Meldepflichten für gewissen Daten. Die Einführung der bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer verspricht zudem dazu beizutragen, die Effizienz der Verwaltung durch die Vernetzung der Register zu erhöhen, wobei die registerführende Stelle das Statistische Bundesamt sein soll.

3. Qualitätssteigerung der gespeicherten Daten

Zusätzlich zum Bürokratieabbau soll das Unternehmensregister die Qualität der erfassten Daten verbessern. Dafür sieht das UBRegG zwei automatisierte Verfahren vor. Zum einen wurde ein Übermittlungsverfahren geschaffen, durch das das Statistische Bundesamt als die das Unternehmensregister führende Registerbehörde den öffentlichen Stellen regelmäßig und wiederkehrend bei Neugründung, Änderung oder Beendigung eines Unternehmens aktualisierte oder neue Daten zur Verfügung stellen soll. Zum anderen haben öffentliche Stellen unter gewissen Voraussetzungen die Möglichkeit Daten abzufragen, soweit dies zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben erforderlich ist. Hierzu enthält § 5 des UBRegG einen langen enumerativen Katalog, an welche Behörde Daten aus dem Unternehmensregister übermittelt werden dürfen.

4. Zeitliche Umsetzung des UBRegG

Bis das UBRegG in die Praxis umgesetzt ist, wird es allerdings noch etwas dauern. Nach bisherigen Informationen soll die erste Ausbaustufe des Unternehmensregisters ab dem ersten Quartal des Jahres 2024 betriebsreif sein und die Einfachmeldung nach dem „Once-Only“-Prinzip ermöglichen. Die finale Fertigstellung wird für das zweite Quartal 2026 angestrebt.

IV. Hinweise für die Praxis

1. Vermeidung von Bußgeldern

Durch die Schaffung des zentralen Unternehmensregisters und dessen Verknüpfung anderer Register, wird ein automatisierter Registerabgleich möglich sein. In diesem Zusammenhang werden etwaige Unstimmigkeiten oder fehlende Eintragungen in Unternehmensregistern zu Tage treten und Fehler unabhängig durch die zuständige Stelle etwa mit Bußgeldern geahndet werden können. Daher sollte schon jetzt einmal mehr darauf geachtet werden, dass bestehende Mitteilungspflichten gegenüber sämtlichen Registern ordnungsgemäß erfüllt werden.

2. Bisher keine Erleichterung der Mitteilungspflichten

Dem Gesetz ist nicht zu entnehmen, ob betroffene Unternehmen durch eine zentralisierte Datenübermittlung an das Basisregister von ihren Mitteilungspflichten gegenüber den anderen Registern befreit werden. Das bedeutet, der Unternehmer muss weiterhin den bestehenden Registern Meldung erstatten und kann sich davon nicht durch eine Meldung an das Unternehmensregister befreien.
In der Praxis haben betroffene Unternehmen zumeist verschiedene Mitteilungspflichten gegenüber diversen Registern. Eine tatsächliche und spürbare Entlastung von Unternehmen und Verwaltung, durch eine Reduzierung des bürokratischen Aufwandes würde voraussetzen, dass betroffene Unternehmen ihre Mitteilungspflichten gegenüber anderen Registern erfüllen können, indem sie eine einzige Mitteilung an das Basisregister übermitteln („Once-Only“-Prinzip). Sollten die Mitteilungspflichten für betroffene Unternehmen gegenüber den anderen Registern bestehen bleiben, handelt es sich hierbei schlicht um eine weitere Mitteilungspflicht in Ergänzung zu den bestehenden Pflichten. Wodurch der Gesetzeszweck der Entbürokratisierung verfehlt würde. Es bleibt abzuwarten, inwiefern diese Pflichten durch das UBRegG konkretisiert werden. Bis dahin gelten für betroffene Unternehmen zunächst keine Änderungen. Insbesondere findet das „Once-Only“-Prinzip in der aktuellen Fassung des Gesetzes noch keine Anwendung.
Der Unternehmer muss dementsprechend weiterhin selbst entscheiden und überprüfen, welche Daten er bei welchen Registern melden muss, sodass der Bürokratieaufwand zunächst nicht reduziert wird. Eine Erleichterung könnte sich in Zukunft jedoch daraus ergeben, dass Behörden, die normalerweise Basisdaten von einem Unternehmer anfordern würden, diese nun nicht anfordern, weil sie die Daten dem Unternehmensregister entnehmen können.

V. Fazit und Ausblick

Die aktuelle Fassung des UBRegG lässt die selbstgesetzten ehrgeizigen Ziele zur Schaffung einer modernen, effizienten, transparenten und zentralisierten Registerlandschaft noch nicht erkennen.
Durch die Verabschiedung des UBRegG ändert sich in der Praxis der betroffenen Unternehmen zunächst nicht viel. Da die Pflicht, Mitteilungen gegenüber verschiedenen Unternehmensregistern zu machen, bleibt zunächst unverändert bleibt, steigt das Risiko der Aufdeckung fehlender oder uneinheitlicher Registereintragungen durch vereinfachte und automatisierte Registerabgleiche. Die hohe Transparenz deckt ggf. bestehende inkorrekte Meldungen auf. Für Betroffene gilt es daher umso dringender, den Überblick über Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen bei den verschiedenen Registern zu behalten.
Um tatsächlich eine bürokratische und verwaltungstechnische Entlastung von Unternehmen zu schaffen, ist eine weitere Gesetzesanpassung vor 2024 erforderlich. Insoweit ist im Rahmen der Umsetzung auch noch mit möglichen Gesetzesänderungen zu rechnen. Wie und wann die angesprochenen Probleme gelöst werden, bleibt daher abzuwarten.